jueves, 23 de mayo de 2013

Evernote añade recordatorios a las notas y facilita la gestión de tareas

Evernote ha desplegado una nueva funcionalidad que nos permitirá gestionar, además de nuestras anotaciones y documentos, listas de tareas puesto que podremos añadir a nuestras anotaciones fechas para activar recordatorios y generar un calendario con las tareas que tenemos pendientes de realizar.

Evernote es, para muchos usuarios, una de las herramientas básicas sobre las que gira su jornada de trabajo; un cuaderno digital en el que almacenar todo el contenido que nos interesa (documentos, notas, correos electrónicos, capturas de páginas web, etc) y tenerlo disponible en nuestro smartphone, en nuestro PC o, incluso, en aquella nevera que Samsung mostró durante el pasado CES. Si bien Evernote es un estupendo cuaderno digital y también es una gran herramienta para organizar nuestro trabajo, la gestión de tareas era un aspecto que Evernote no trataba y requería de cierta maña por parte del usuario. Sin embargo, a partir de hoy mismo, Evernote nos abre la puerta a la gestión de tareas con el lanzamiento de una nueva funcionalidad: Evernote Reminders.

Hasta ahora, si queríamos realizar una gestión de tareas usando Evernote podíamos aplicar GTD, por citar un ejemplo, usando varias libretas como bandejas de entrada o trabajar con el sistema de etiquetas de las notas (asumiendo que cada nota era la ficha de una tarea). Con una organización así, gestionar fechas y deadlines era bastante complicado y terminaba siendo poco intuitivo y ágil para el usuario (que terminaba dedicando demasiado tiempo a ordenar tareas y confeccionar su to-do).

A partir de ahora, las cosas se van a simplificar bastante gracias a Evernote Reminders, es decir, los Recordatorios. Esta nueva funcionalidad, que ya está disponible en el cliente para Mac, iOS y el interfaz web, nos ofrecerá tres de las funciones más demandadas por los usuarios de Evernote:

  • Notificaciones en la aplicación y también por correo electrónico (ideal para estar al tanto de cuándo se acerca un deadline).
  • Confeccionar listas de tareas usando notas
  • Ordenar la lista de tareas reubicando el orden que ocupan las notas que tenemos

Si accedemos a Evernote a través de los 3 clientes que ya disponen de esta funcionalidad desde hoy mismo, observaremos que en cada nota encontraremos un nuevo icono con forma de reloj que sirve para activar los Recordatorios, es decir, podremos añadirle una marca temporal a la nota indicando la fecha en la que debe estar lista la tarea o trabajo que describimos. Con este sencillo gesto, de configurar el deadline, Evernote se encargará de avisarnos el día que hayamos fijado (lo veremos en la web, en el cliente de escritorio para Mac o en iOS) y, si así lo deseamos, también nos enviará un correo electrónico. Cuando hayamos realizado la tarea, al igual que podemos hacer en cualquier gestor de tareas, podremos eliminarla de nuestro to-do marcándola como realizada que, además, la eliminará de nuestra lista de tareas pendientes.


¿Y cómo organizamos las tareas? ¿Existe un contexto que podamos usar para relacionarlas? Evernote ha basado los Recordatorios en el sistema de libretas del servicio, es decir, tendremos una lista de tareas por cada libreta que estemos usando. Particularmente, esta visión me parece muy interesante porque podremos manejar una lista de tareas independiente para los proyectos que tengamos en cartera (suponiendo que manejemos una libreta por cada proyecto) o bien para separar distintos ámbitos (si tenemos una libreta para nuestro trabajo y otra con carácter personal). De todas formas, en el caso de querer tener una visión global de las cosas que tenemos pendientes, siempre podremos cambiar la vista a la de "Todas las notas" y verlo todo de manera unificada.

Teniendo en cuenta que Evernote nos permite compartir notas y que el Recordatorio es un atributo dentro de una nota, podremos compartir tareas con nuestros compañeros de trabajo y amigos y también recibirán las alertas para mantener las tareas al día en el caso de trabajar en grupo (de hecho esta función también está disponible en Evernote Business).

Una funcionalidad que, la verdad, se echaba de menos en Evernote y que había que complementar con otras aplicaciones o complicando nuestro sistema de gestión personal. Un avance muy interesante que hace de Evernote una herramienta de referencia en el ámbito de la productividad y, para muchos usuarios, simplificará su gestión al poder concentrar en un único lugar la información relevante y la referencia temporal (tareas).